Vì sao tôi dùng 5 chiếc điện thoại?
Cố vấn cho 6 tổ chức mà điện thoại hiếm khi reo — anh Hiếu phân luồng liên lạc thành nhiều lớp — email, tin nhắn không thông báo, rồi năm số điện thoại cho năm nhóm người với giờ bật tắt riêng. Mục tiêu là giữ thời gian tập trung và luôn có mặt cho người quan trọng nhất.
Xem video gốc trên YouTube ↗ · transcript gốc: mở video → phần mô tả → "Hiện bản chép lời"
Mục lục video
Vì sao tôi xài 5 cái điện thoại? 0:41
Một chủ đề nhẹ hơn: anh Hiếu quản lý điện thoại thế nào, qua đó là cách quản lý thời gian và liên lạc hằng ngày. Anh đang cố vấn cho 6 công ty, tổ chức. Nghe "năm cái điện thoại", nhiều người đoán chúng thay nhau reo suốt ngày; thực tế ngược lại — gặp anh ngoài đời hiếm khi thấy anh nghe điện thoại. Bạn bè, đối tác đi ăn sáng, uống cà phê với anh thường bất ngờ vì suốt buổi anh không nghe cuộc gọi nào; toàn bộ thời gian dành trọn cho họ, không như hình ảnh doanh nhân trên phim. Không phải bằng cách tắt máy — vậy thì nguy hiểm, người thân cần hay việc quan trọng cần ý kiến thì không liên lạc được.
Tại sao việc quản lý liên lạc lại quan trọng 2:31
- Sự tập trung khi gặp người khác — với đối tác, tập trung là cách thể hiện tôn trọng; câu chuyện không bị gián đoạn nên trao đổi được sâu hơn.
- Trạng thái "flow" khi làm việc — như đã nói ở tập về Ikigai, flow là lúc chìm đắm vào công việc, quên cả xung quanh, làm hăng say và giải quyết được khối lượng lớn hơn hẳn. Nhưng không dễ vào: anh thường mất ít nhất 15–30 phút, có khi lâu hơn. Vì vậy anh rất bực khi đang trong flow bị một cuộc gọi cắt ngang — nghiêm trọng thì không nói, nhưng nhiều khi chỉ là chuyện linh tinh từ người không quan tâm mình có lãng phí thời gian người khác hay không, cần là bấm gọi, chuyện lớn chuyện nhỏ gì cũng gọi, còn mình thì hoàn toàn bị động.
Điện thoại tiện lợi không ai phủ nhận, nhưng chính vì quá tiện mà ta quên nó xâm hại thời gian mình tới mức nào (chưa kể mạng xã hội, các ứng dụng gây nghiện — hẹn tập riêng). Chỉ riêng cuộc gọi: bất kỳ ai, bất kỳ lúc nào, bấm vài cái là tiếp cận được mình, dù đang họp, đang trong flow, đang ăn, thậm chí đang ngủ. Một ngày 24 tiếng, trừ ăn ngủ còn khoảng 12–15 tiếng; để ai cũng truy cập được thì sẽ không còn thời gian làm việc gì khác. Nói gọn: với điện thoại, ai cũng có thể nhảy vào xài thứ quý giá nhất của mình — thời gian. Nên anh xây một phương pháp để dành thời gian cho người quan trọng, xứng đáng hơn.
Các phương pháp quản lý của tôi 6:10
Lớp một — email, trước cả khi tới bất kỳ điện thoại nào. Anh dùng email cho hầu hết giao tiếp công việc hằng ngày. Ưu điểm: tiếp cận thông tin chủ động — rảnh thì kiểm tra và trả lời; còn điện thoại thì bị động — có người gọi là phải trả lời dù sẵn sàng hay không, kể cả không nghe cũng bị gián đoạn. Email còn tránh kiểu chat nói qua nói lại; biết kỹ năng viết hiệu quả (đề mục, gạch đầu dòng, câu chữ ngắn gọn rõ ràng) thì rất hiệu quả, lại dễ đồng bộ với lịch và danh sách việc cần làm.
Lớp hai — tin nhắn: Slack (công cụ nhắn tin như Zalo nhưng thiết kế cho công việc, rất phổ biến ở công ty Mỹ, Úc), Telegram, và gần điện thoại nhất là SMS. Anh luôn dặn đồng nghiệp chỉ nhắn khi đặc biệt không thể dùng email. Anh dùng chúng như email: không bật thông báo, chỉ để hiện số tin nhắn chưa đọc trên biểu tượng, rảnh thì đọc — vẫn ở thế chủ động. Chỉ hai lớp này đã đáp ứng khoảng 70–80% nhu cầu liên lạc công việc.
Lớp ba — năm số điện thoại:
| Số | Dành cho | Cách bật |
|---|---|---|
| 1 | Đại trà — ai xin cũng cho; đăng ký tài khoản trên mạng | Gần như luôn bật chế độ máy bay, chỉ mở khi cần lấy mã đăng nhập |
| 2 | Công việc với người không làm trực tiếp (quản lý, nhân viên phòng ban khác); networking ở hội nghị, sự kiện | Chỉ mở trong giờ làm, tắt chuông và thông báo; thấy cuộc gọi nhỡ thì gọi lại sau |
| 3 | Đối tác và người làm việc trực tiếp | Mở trong giờ làm, có chuông; vẫn dặn ưu tiên email, tin nhắn, thật cần mới gọi — nên hiếm khi reo |
| 4 | Khẩn cấp: trợ lý, người báo cáo trực tiếp, quản lý cấp cao nhất ở các tổ chức anh làm | Mở 24/24 kể cả ngoài giờ, chỉ tắt khi đi du lịch, công tác đã báo trước |
| 5 | Mẹ anh và vài người cực kỳ quan trọng trong đời | Luôn mở, dù đang ngủ hay ở bất cứ đâu trên thế giới |
Nghe phức tạp, nhưng thiết lập xong, tối ưu dần thì thành thói quen: ngồi văn phòng thì trước mặt là số 3, 4, 5; ra ngoài gặp đối tác hay đi học thì chỉ mang số 4 và 5. Nhóm số 3 gọi không được tự hiểu anh không ở bàn làm việc, gấp thì email, nhắn tin, anh rảnh sẽ liên lạc; gấp hơn nữa thì báo nhóm số 4 liên lạc với anh. Điện thoại giờ đều cho cài đặt tự kích hoạt chế độ theo giờ, nên mọi thứ chạy gần như tự động.
Kết quả: làm với rất nhiều đối tác mà điện thoại hiếm khi reo, có reo thì đều là cuộc gọi quan trọng đáng nghe. Và vì anh quản lý thời gian kỹ, người xung quanh cũng ý thức hơn khi cần "truy cập" vào thời gian của anh.
Đừng hiểu nhầm anh chỉ ưu tiên giải quyết qua email, tin nhắn. Thứ tự ưu tiên của anh khi giải quyết việc quan trọng thật ra ngược lại: gặp trực tiếp → gọi video conference → điện thoại → tin nhắn → email. Chính vì vậy càng phải tối ưu thời gian để có thời gian gặp trực tiếp cho việc quan trọng nhất; hẹn ai cà phê một tiếng thì dành trọn một tiếng, không phải 5 phút lại dừng nghe một cuộc gọi linh tinh. Và luôn có mặt khi người quan trọng nhất cần: mẹ anh gọi thì 99% anh nghe máy — không có chuyện mẹ cần mà máy bận vì đang nghe một cuộc gọi khác. Những trường hợp đó là ví dụ của việc dành quá nhiều thời gian cho việc linh tinh, lấn cả vào thời gian cho người quan trọng.
Mỗi người mỗi đặc thù, nên hãy tinh chỉnh cho phù hợp. Ý chính: hãy cẩn trọng với thời gian — thứ quý giá nhất mà cũng bị "ăn trộm" nhiều nhất mỗi ngày. Gạt bỏ được thời gian cho việc linh tinh thì có thêm thời gian cho người xứng đáng hơn.